Sådan bruger bogholderen digital signatur i regnskabet

I takt med at bogføring, moms og regnskab bliver mere digitalt, bliver digital signatur en naturlig del af hverdagen for både bogholdere og virksomheder.
Fra at underskrive årsregnskaber til at godkende fakturaer, kontrakter og bilag — alt kan nu ske digitalt, sikkert og dokumenterbart.

Men hvordan fungerer digital signatur egentlig i regnskabet?
Hvilke systemer bruger bogholderen, og hvilke regler gælder ifølge bogføringsloven?
I denne artikel får du en komplet gennemgang af, hvordan bogholderen bruger digital signatur til at effektivisere arbejdet, øge sikkerheden og sikre fuld lovlig dokumentation.

Hvad er en digital signatur?

En digital signatur er en elektronisk godkendelse, der fungerer som et juridisk bindende alternativ til den klassiske underskrift.
Den bruges til at bekræfte identitet, samtykke og dokumentægtehed i forbindelse med økonomiske transaktioner og regnskab.

I Danmark bruges primært MitID Erhverv som standard for digital signering, men mange bogholdere benytter også systemer som:

• Visma Sign

• DocuSign

• Scrive

• Adobe Sign

Alle disse løsninger lever op til EU’s eIDAS-forordning, der sikrer, at en digital signatur har samme juridiske gyldighed som en håndskrevet underskrift.

💡 Kort sagt:
Når du underskriver et dokument digitalt via fx MitID eller Visma Sign, bekræfter du din identitet gennem et sikkert certifikat, og underskriften bliver krypteret med en tidsstempel-log.

Hvorfor digital signatur er blevet uundværlig i bogholderiet

Digital signatur er ikke længere et “nice-to-have” – det er et must-have i moderne bogføring.
Der er især tre grunde til, at bogholdere i dag bruger det aktivt i regnskabet:

1. Sikkerhed og kontrol – alt signeres med verificeret identitet, så risikoen for svindel og fejl mindskes.

2. Effektivitet – dokumenter kan godkendes og sendes videre på få minutter, uden papir eller fysisk møde.

3. Lovkrav og dokumentation – bogføringsloven kræver digital sporbarhed og dokumentation af bilag og godkendelser.

📘 Eksempel:
En bogholder i Furesø administrerer regnskaber for flere mindre virksomheder. Med digital signatur kan kunderne godkende lønindberetning og momsafregning direkte online — ingen e-mails, print eller scanning.

Sådan bruges digital signatur i regnskabet

Bogholderen bruger digital signatur i mange dele af regnskabsprocessen — fra fakturagodkendelse til årsrapport og samarbejdsaftaler.
Her er de mest almindelige områder, hvor signaturer bruges:

1. Godkendelse af bilag og fakturaer

Når en virksomhed modtager en faktura, kan bogholderen sende den digitalt til godkendelse via et signaturflow.
Ledelsen eller ansvarlig person underskriver fakturaen digitalt, og dokumentet bliver automatisk arkiveret i regnskabssystemet.

Det sikrer:

• fuld dokumentation for betaling,

• korrekt kontrol og godkendelse,

• og sporbarhed for revisor og SKAT.

Systemer som Pleo, e-conomic SmartFlow og Visma Approve tilbyder integreret digital signering til fakturagodkendelse.

🧾 Eksempel:
En virksomhed i Frederikshavn har outsourcet bogføringen. Hver uge sender bogholderen fakturaer til godkendelse via Visma Sign. Direktøren godkender dem med MitID — og alt gemmes automatisk i regnskabet med tidsstempel.

2. Underskrift af årsregnskab og ledelseserklæring

Ifølge årsregnskabsloven skal årsrapporten underskrives af både ledelse og revisor eller bogholder.
I dag sker det næsten altid digitalt.

Med systemer som e-conomic, Azets og BDO SignFlow kan bogholderen sende regnskabet til digital underskrift.
Når alle parter har signeret, låses dokumentet automatisk, og signaturerne bliver gemt som del af den officielle rapport.

Det betyder, at:

• regnskabet er juridisk gyldigt,

• ingen kan ændre dokumentet efter underskrift,

• revisionssporet er 100 % dokumenteret.

3. Samtykke til moms, skat og lønindberetning

Mange virksomheder giver deres bogholder adgang til at indberette moms og løn på deres vegne.
Her bruges digital signatur til at dokumentere samtykke og bekræfte, at bogholderen må handle på virksomhedens vegne.

Det sker typisk via:

• MitID Erhverv (autorisation i virk.dk)

• eller fuldmagtssystemer hos SKAT og eIndkomst.

En digital signatur her sikrer, at alle indberetninger sker lovligt, verificeret og sporbare.

4. Underskrift af kontrakter, aftaler og samarbejder

Udover selve regnskabet bruges digital signatur også til at underskrive:

• samarbejdsaftaler mellem kunde og bogholder,

• revisorerklæringer,

• fortroligheds- og databehandleraftaler,

• ansættelseskontrakter og økonomiske aftaler.

Alt kan håndteres digitalt, hvilket giver hurtigere arbejdsgange og mindre risiko for manglende underskrifter.

💬 Eksempel:
En bogholder i Furesø sender databehandleraftaler til nye kunder via DocuSign. Kunden underskriver med MitID, og kopien gemmes automatisk i regnskabssystemet som dokumentation.

Fordele ved at bruge digital signatur i bogholderiet

Digital signatur gør livet lettere for både bogholderen og virksomheden.
Her er de største fordele, som både du og din bogholder vil mærke:

🔹 1. Hurtigere arbejdsgange

Dokumenter behøver ikke længere printes, scannes eller sendes med post.
En digital signatur kan indhentes på få minutter — selv hvis parterne befinder sig i hver sin by.

🔹 2. Juridisk gyldighed

Digitale signaturer er juridisk bindende i hele EU under eIDAS-forordningen.
Det betyder, at de kan bruges til alle typer aftaler, også økonomiske og kontraktlige.

🔹 3. Øget sikkerhed og sporbarhed

Alle signaturer logges med dato, tidspunkt, IP-adresse og identitet.
Det giver langt højere sikkerhed end en håndskrevet underskrift, som kan forfalskes.

🔹 4. Overholdelse af bogføringsloven

Bogføringsloven 2024 kræver, at dokumenter og bilag opbevares digitalt med dokumenteret godkendelse.
Digital signatur opfylder præcis det krav – og sikrer, at alt kan spores.

🔹 5. Miljøvenligt og praktisk

Ingen print, ingen papirmapper og ingen fysisk arkivering.
Alt håndteres digitalt, hvilket både sparer tid, penge og ressourcer.

Ulemper og faldgruber – når digital signatur bruges forkert

Selvom digital signatur er sikker og effektiv, er der stadig faldgruber, hvis man ikke bruger systemet korrekt.

1. Manglende dokumentation for identitet

Hvis man ikke bruger en godkendt signaturløsning (fx MitID eller eIDAS-certificeret system), risikerer man, at underskriften ikke er juridisk gyldig.

En bogholder sikrer, at alle systemer, der bruges, lever op til kravene.

2. Fejl i arkivering

Selv en digitalt underskrevet faktura er værdiløs, hvis den ikke gemmes korrekt.
Bogholderen sørger for, at alle signeret dokumenter arkiveres sikkert og kan findes igen — fx via revisionsspor i e-conomic eller Visma Sign.

3. Manglende rettigheder i MitID Erhverv

For at bogholderen kan underskrive eller indberette på virksomhedens vegne, skal der oprettes en korrekt fuldmagt i MitID Erhverv.
Fejl her betyder, at indberetningen ikke er gyldig.

4. Teknisk afhængighed

Som med alt digitalt er man afhængig af systemernes drift.
Hvis MitID, Visma Sign eller e-conomic oplever nedbrud, kan der være midlertidig forsinkelse i underskrifter.

En erfaren bogholder har altid backup-procedurer og offline-dokumentation klar.

Hvordan bogholderen implementerer digital signatur korrekt

En bogholder med erfaring i digital signatur sørger for, at hele processen kører sikkert, struktureret og dokumenteret.

Her er de vigtigste skridt i implementeringen:

1. Vælg et godkendt system (fx MitID Erhverv, Visma Sign eller DocuSign).

2. Opsæt brugere og rettigheder – hvem må underskrive hvad?

3. Integrér systemet med regnskabsprogrammet – så underskrevne dokumenter arkiveres automatisk.

4. Lav fast godkendelsesprocedure – fx hvem godkender fakturaer, og hvem underskriver regnskabet.

5. Sørg for løbende kontrol og logning – bogholderen overvåger, at signaturer altid matches korrekt med bilag.

📍 Eksempel:
En virksomhed i Furesø fik hjælp af sin bogholder til at integrere Visma Sign i e-conomic. Nu bliver alle fakturaer og bilag automatisk sendt til godkendelse, signeret med MitID og arkiveret med tidsstempel – alt sker automatisk og lovligt.

Digital signatur og bogføringsloven 2024

Den nye bogføringslov stiller krav om digital opbevaring, sporbarhed og sikkerhed.
Digital signatur spiller derfor en central rolle, fordi den:

• dokumenterer, hvem der har godkendt hvad,

• sikrer uforanderlige dokumenter,

• og opfylder krav om elektronisk arkivering i 5 år.

Ved revision eller kontrol kan bogholderen med få klik vise, hvornår og af hvem et bilag eller regnskab blev godkendt.
Det giver tillid, gennemsigtighed og juridisk sikkerhed.

Fremtiden for digital signatur i bogholderiet

Vi er kun i begyndelsen.
I de kommende år vil digital signatur blive endnu mere integreret i regnskabssystemer – ofte styret af AI og automatisering.

Fremtidens bogholder vil kunne sende, signere og arkivere dokumenter automatisk direkte i systemet – uden manuel indgriben.
Men selvom teknologien bliver smartere, vil bogholderens rolle som kvalitetskontrollør og rådgiver stadig være afgørende.

💬 Eksempel:
En bogholder i Furesø bruger allerede i dag AI til at foreslå, hvilke bilag der skal godkendes – men hun gennemgår altid de sidste detaljer, inden signaturen sendes. Teknologien hjælper, men mennesket sikrer kvaliteten.

Digital signatur = sikkerhed, effektivitet og tillid

Digital signatur er mere end et praktisk værktøj – det er en vigtig del af en moderne og lovlig regnskabsproces.
Når bogholderen bruger digital signatur korrekt, får du som virksomhed:

✅ hurtigere arbejdsgange
✅ færre fejl og papirarbejde
✅ fuld juridisk dokumentation
✅ sikker overholdelse af bogføringsloven

Kort sagt: Digital signatur giver tryghed i tallene og gør samarbejdet mellem virksomhed og bogholder enklere end nogensinde før.

Hos Finara kan du gratis få op til tre tilbud fra bogholdere, der arbejder med digital signatur, MitID Erhverv og automatiseret regnskab.
Så er du sikker på, at både økonomi og dokumentation altid er i orden.