Sådan hjælper bogholderen dig med at skifte regnskabsprogram

At skifte regnskabsprogram lyder måske som en teknisk bagatel – men for mange virksomheder er det en af de vigtigste beslutninger i økonomistyringen.
Et forkert eller dårligt udført systemskifte kan føre til tabte bilag, forkerte momsindberetninger eller rod i balancen.

Derfor er det afgørende at gøre det rigtigt fra start – og her spiller bogholderen en nøglerolle.

En erfaren bogholder sørger for, at alle data overføres korrekt, at kontoplan og moms opsættes rigtigt i det nye system, og at du som virksomhedsejer får et system, der passer til din daglige drift.

I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan bogholderen hjælper dig trin for trin med at skifte regnskabsprogram – uden stress, datatab eller fejl.

Hvorfor overhovedet skifte regnskabsprogram?

Der kan være mange grunde til at skifte regnskabsprogram.
Måske er virksomheden vokset, og du har brug for flere funktioner. Måske ønsker du bedre integrationer, eller måske kræver den nye bogføringslov, at du bruger et digitalt godkendt system.

De mest almindelige årsager er:

• Manglende funktioner: Det gamle system understøtter ikke e-fakturering, løn eller lager.

• Integrationer: Du vil forbinde webshop, Pleo, MobilePay eller CRM med regnskabet.

• Skalerbarhed: Virksomheden er vokset – og det gamle system kan ikke følge med.

• Automatisering: Du vil automatisere bilag, afstemning og moms.

• Lovkrav: Bogføringsloven 2024 kræver digitale og dokumenterbare systemer.

💡 Eksempel:
En håndværker i Furesø brugte tidligere et simpelt Excel-ark til regnskab. Da han fik flere ansatte, hjalp bogholderen ham med at flytte alt til e-conomic – med løn, faktura og moms integreret. Resultatet: mindre administration og langt færre fejl.

Bogholderens rolle i processen

Et systemskifte handler ikke kun om teknik – det handler om økonomi, struktur og lovgivning.
En bogholder fungerer som din økonomiske “projektleder”, der sikrer, at alt fra data til rapporter flyttes korrekt.

Her er, hvordan en professionel bogholder typisk hjælper dig:

1. Analyse af behov og mål

Bogholderen starter med at kortlægge, hvordan du bruger dit nuværende system:

• Hvor mange bilag har du pr. måned?

• Har du ansatte og lønudbetalinger?

• Skal systemet integreres med webshop eller bank?

• Hvor komplekst er dit regnskab (fx flere afdelinger eller selskaber)?

Ud fra det rådgiver bogholderen dig om, hvilket system der passer bedst – fx:

• Dinero for små enkeltmandsvirksomheder,

• Billy for mindre virksomheder med lidt flere funktioner,

• e-conomic for mellemstore virksomheder og dem med bogholder.

2. Plan for overgang og datastruktur

Bogholderen planlægger, hvordan og hvornår overgangen skal ske.
Ofte anbefales det at skifte ved et nyt regnskabsår eller efter et afsluttet kvartal, så data ikke overlapper.

3. Dataudtræk og oprydning

Før overførsel trækker bogholderen data ud af det gamle system – fx:

• kontoplan,

• kunder og leverandører,

• bilag og fakturaer,

• saldi og momsdata.

Herefter gennemgås alt for fejl eller uoverensstemmelser. Mange opdager her uafstemte konti eller gamle åbne poster, der bliver ryddet op inden flytning.

📘 Eksempel:
En virksomhed i Frederikshavn skiftede fra Billy til e-conomic. Bogholderen fandt gamle udeståender i kreditorlisten, som aldrig var lukket korrekt. Det blev rettet under overgangen – og virksomheden fik et rent udgangspunkt i det nye system.

Sådan foregår selve flytningen

Når analysen og forberedelsen er på plads, begynder selve dataoverførslen.
En dygtig bogholder sørger for, at ingen information går tabt, og at alt stemmer med både regnskab og moms.

🔹 Trin 1: Eksport fra det gamle system

Alle relevante data eksporteres i korrekt format – typisk CSV, Excel eller SIE.
De mest almindelige data, der flyttes, er:

• kundekartotek,

• leverandørkartotek,

• kontoplan,

• saldi og åbningsbalancer,

• faktura- og bilagshistorik.

🔹 Trin 2: Import til det nye system

Bogholderen importerer dataene til det nye regnskabsprogram.
Her skal kontoplanen ofte justeres, da systemer som e-conomic og Dinero ikke bruger præcis samme kontonumre.

🔹 Trin 3: Opsætning af moms og bank

Momsperioder, betalingsfrister og bankintegrationer opsættes korrekt.
Det er her, mange virksomheder fejler, hvis de prøver selv.
En forkert momskode eller konto kan give fejlagtig indberetning til SKAT.

🔹 Trin 4: Test og kontrol

Bogholderen tester, om alt fungerer som det skal.
Fx ved at bogføre en testfaktura, tjekke bankafstemning og gennemgå rapporter.

Når alt stemmer, kan du officielt begynde at bruge dit nye system.

⚙️ Eksempel:
En webshop i Furesø fik hjælp af sin bogholder til at flytte fra Dinero til e-conomic. Bogholderen testede alt – moms, betalinger og webshopintegration – før skiftet blev aktivt. Resultatet var nul nedetid og fuld historik.

Hvordan bogholderen sikrer korrekt moms og skat ved skift

En af de største risici ved systemskifte er, at moms og skat ikke stemmer.
Selv små fejl kan skabe store problemer ved kontrol.

Bogholderen sørger derfor for, at:

• momsafregningen fra det gamle system stemmer præcist,

• nye momskoder matcher virksomhedens branche,

• tidligere perioder ikke bliver indberettet to gange,

• saldoer og konti afstemmes,

• og alt dokumenteres, så revisors kontrol går gnidningsfrit.

Dette er især vigtigt, fordi SKAT og Erhvervsstyrelsen nu kræver digital sporbarhed.
Med en bogholder ved roret er du sikker på, at alle krav i bogføringsloven overholdes.

De mest almindelige fejl ved systemskifte – og hvordan bogholderen undgår dem

Selv erfarne virksomheder kan lave fejl, når de flytter system.
Her er nogle af de hyppigste problemer – og hvordan bogholderen forhindrer dem.

⚠️ Eksempel:
En virksomhed i Aarhus skiftede system uden bogholder. Efter få måneder havde de dobbelt bogført 20 fakturaer og indberettet moms forkert. Da en bogholder overtog, blev systemet sat rigtigt op – men skaden kostede både tid og penge.

Hvornår er det bedst at skifte regnskabsprogram?

Bogholderen vil næsten altid anbefale at skifte på et naturligt skæringspunkt, fx:

• ved nyt regnskabsår,

• efter en afsluttet momsperiode,

• eller i forbindelse med større ændringer (nyt CVR, vækst, selskabsdannelse).

Det gør afstemning lettere og sikrer, at historiske data ikke blandes sammen.

Hvis du planlægger skift midt i året, vil bogholderen ofte foreslå at lukke regnskabet pr. dato, så alt fra før skiftet bliver korrekt dokumenteret.

Digital bogføring og lovkrav i 2024

Siden 2024 er det lovpligtigt, at danske virksomheder anvender et digitalt godkendt regnskabssystem.
Det betyder, at systemet skal kunne:

• gemme bilag digitalt i mindst 5 år,

• dokumentere alle ændringer,

• kunne eksportere data til myndigheder,

• og overholde IT-sikkerhedsstandarder.

Bogholderen sikrer, at dit nye system lever op til kravene og hjælper med at dokumentere overgangen, så du står stærkt ved en eventuel kontrol.

Sådan ved du, at skiftet er lykkedes

Når bogholderen har afsluttet flytningen, gennemføres en kvalitetskontrol, hvor følgende tjekkes:

• saldoer på bank og kasse stemmer,

• kunder og leverandører har korrekte saldi,

• moms og afgifter stemmer,

• rapporter kan trækkes uden fejl,

• og bilag kan findes hurtigt digitalt.

Først når alt er afstemt, overgår virksomheden officielt til det nye system.

💬 Eksempel:
En konsulent i Furesø gennemførte skift til Billy. Bogholderen lavede kontrolrapport, sammenlignede alle saldi og gennemgik moms med kunden. Resultatet var et fejlfrit system – klar til digital drift.

Fordele ved at bruge bogholder til systemskift

Mange forsøger selv – men en bogholder gør hele processen hurtigere, sikrere og mere økonomisk forsvarlig.

✅ Du undgår fejl

Bogholderen ved præcis, hvor fejl opstår – og forhindrer dem før de sker.

✅ Du sparer tid

Du slipper for at sætte dig ind i tekniske detaljer, eksportformater og opsætning.

✅ Du får lovpligtig dokumentation

Bogholderen sørger for, at overgangen kan dokumenteres ved SKAT- eller revisorkontrol.

✅ Du får rådgivning om det rigtige system

Bogholderen vurderer, hvilket system matcher din virksomhed bedst.

✅ Du bevarer fuld historik

Gamle data overføres korrekt, så du stadig har overblik over tidligere regnskabsår.

Et sikkert skift starter med den rette bogholder

At skifte regnskabsprogram behøver hverken være svært eller risikabelt – når du gør det sammen med en professionel bogholder.
Det er den bedste investering, du kan foretage i din virksomheds økonomi.

En bogholder med erfaring i systemskift sørger for, at alt bliver gjort korrekt, og at du får et system, der er både brugervenligt, effektivt og i overensstemmelse med lovgivningen.

Hos Finara kan du gratis få op til tre tilbud fra bogholdere, der er specialister i digitale systemer som e-conomic, Dinero og Billy.
Det tager kun få minutter – men kan spare dig mange timer og potentielle fejl.